Viatges - Procediment per Capítol 2

• Donar d'alta el viatge a l'aplicatiu introduint les dades mínimes imprescindibles (qui, on, quan, perquè i indicar que no fa referència a cap projecte). També es pot fer servir el model de liquidació que es troba al web del Servei d'Economia.
  
  Descarregar de l'aplicatiu el document "Autorització de viatge", signar-lo, recollir la signatura del responsable del pressupost i director/a del departament i obrir un demana per viatges i adjuntar autorització signada (una per viatger). En cas d'inscripció a un congrés es pot efectuar un pagament avançat mitjançant transferència, aportant factura o factura proforma.
  
  
• Contactar amb les agències autoritzades per sol·licitar les ofertes. Adjuntar al demana el correu electrònic d'acceptació de l'oferta que envia l'agència a fi de que disposi de les dades per fer la reserva. Fer una previsió de despeses, desplaçaments, dietes etc. per reservar disponible.
  
  
• Per als viatges en grup
• Ha d'haver-hi tantes liquidacions de viatges (LV) com viatgers i tantes factures de viatge com viatgers.
• Cada viatger tindrà la seva LV amb la despesa d'inscripció, allotjament, trasllat, dinar, etc.
• Amb els dinars, demanar un tiquet, que ha de ser original, per a cada comensal. En cas que no sigui possible el tiquet es dividirà en parts iguals entre els comensals.
• Amb el taxi/cotxe compartit, si n'hi ha, hi haurà un responsable què és qui pagarà i a qui s'abonarà després.
• Amb allotjament compartit, es dividirà entre els viatgers, de manera que a cada LV hi consti la seva part, encara que ho pagui un sol viatger a qui se li abonarà després.

Cal recollir els comprovants de totes les despeses generades no susceptibles de facturació electrònica. (Imprescindible adjuntar també targetes d'embarcament, certificat assistència o agenda de viatge i justificants dels pagaments realitzats). Demanar sempre que sigui possible que el creditor facturi a nom de la Universitat (https://seuelectronica.upc.edu/ca/factura-electronicament-a-la-upc).

• Introduir a l'aplicatiu de viatges totes les despeses generades.
• Descarregar el document "liquidació de viatge", signar-lo, fer-lo signar pel/la responsable del pressupost, adjuntar tota la documentació al demana i fer arribar a la gestor/a econòmic/a els originals.