Viatges - Procediment per Capítol 2

Cal fer servir el demana.

Abans d'iniciar el viatge

Donar d'alta el viatge a l'aplicatiu introduint les dades mínimes imprescindibles (qui, on, quan, perquè i indicar que no fa referència a cap projecte). També es pot fer servir el model de liquidació que es troba al web del Servei d'Economia.

Descarregar de l'aplicatiu el document "Autorització de viatge", signar-lo, recollir la signatura del responsable del pressupost i director/a del departament i obrir un demana per viatges i adjuntar autorització signada (una per viatger). En cas d'inscripció a un congrés es pot efectuar un pagament avançat mitjançant transferència, aportant factura o factura proforma.
Contactar amb les agències autoritzades per sol·licitar les ofertes. Adjuntar al demana el correu electrònic d'acceptació de l'oferta que envia l'agència a fi de que disposi de les dades per fer la reserva. Fer una previsió de despeses, desplaçaments, dietes etc. per reservar disponible.
Per als viatges en grup

Ha d'haver-hi tantes liquidacions de viatges (LV) com viatgers i tantes factures de viatge com viatgers.
Cada viatger tindrà la seva LV amb la despesa d'inscripció, allotjament, trasllat, dinar, etc.
Amb els dinars, demanar un tiquet, que ha de ser original, per a cada comensal. En cas que no sigui possible el tiquet es dividirà en parts iguals entre els comensals.
Amb el taxi/cotxe compartit, si n'hi ha, hi haurà un responsable què és qui pagarà i a qui s'abonarà després.
Amb allotjament compartit, es dividirà entre els viatgers, de manera que a cada LV hi consti la seva part, encara que ho pagui un sol viatger a qui se li abonarà després.

Realitza la Reserva del crèdit, generant el document D, el número del qual s'enviarà per correu electrònic al viatger/a i a l'agència, permetent que es formalitzi la comanda definitiva del bitllet de locomoció i la resta de despeses sol·licitades i acceptant l'emissió de la futura factura electrònica.

Cal recollir els comprovants de totes les despeses generades no susceptibles de facturació electrònica. (Imprescindible adjuntar també targetes d'embarcament, certificat assistència o agenda de viatge i justificants dels pagaments realitzats). Demanar sempre que sigui possible que el creditor facturi a nom de la Universitat (https://www.upc.edu/economia/ca/deutors-i-creditors/factures/servei-de-tramesa-de-factures-electroniques-upc-e.fact).

Introduir a l'aplicatiu de viatges totes les despeses generades.
Descarregar el document "liquidació de viatge", signar-lo, fer-lo signar pel/la responsable del pressupost, adjuntar tota la documentació al demana i fer arribar a la gestor/a econòmic/a els originals.