• Donar d'alta el viatge a l'aplicatiu introduint les dades mínimes imprescindibles (qui, on, quan, perquè, codi de projecte) per identificar-lo i assignar-lo al projecte de despesa. Descarregar de l'aplicatiu el document "Autorització de viatge", signar-lo, recollir la signatura del responsable del projecte i enviar-lo a la gestor/a econòmica que correspongui de l'àrea de recerca. En cas d'inscripció a un congrés es pot realitzar un pagament avançat mitjançant transferència, aportant factura o factura proforma.
• Contactar amb les agències autoritzades per sol·licitar les ofertes. Posar a la gestor/a econòmica de l'àrea de recerca en còpia al correu electrònic d'acceptació de l'oferta que s'enviï a l'agència a fi de que disposi de les dades per fer la reserva. Es pot sol·licitar una bestreta per un import màxim del 80 % de l'import total de les dietes 

Cal recollir els comprovants de totes les despeses generades no susceptibles de facturació electrònica. (Imprescindible adjuntar també boarding pass, certificat assistència o agenda de viatge i justificants dels pagaments realitzats). Demanar sempre que sigui possible que el creditor facturi a nom de la Universitat (https://www.upc.edu/economia/ca/deutors-i-creditors/factures/servei-de-tramesa-de-factures-electroniques-upc-e.fact).

• Introduir a l'aplicatiu de viatges totes les despeses generades.
• Descarregar el document "liquidació de viatge", signar-lo, fer-lo signar pel/la responsable del projecte, adjuntar tota la documentació i fer-ho arribar a la gestor/a econòmica.