S'han de respectar les directrius establertes per la Universitat al respecte.
ÍNDEX
Abans d'iniciar el viatge
Qui ho ha de fer:
| Què ha de fer: |
Actualitzat a juny 2023 |
Viatger/a
|
- Donar d'alta el viatge a l'aplicatiu introduint les dades mínimes imprescindibles (qui, on, quan, perquè, i indicar que no fa referència a cap projecte) (https://recerca.ctt.upc.edu/). També es pot fer servir el model de liquidació de viatges que es troba al web del Servei d’Economia.
- Descarregar de l'aplicatiu el document "Autorització de viatge", signar-lo, recollir la signatura del responsable del pressupost i director del departament
- Obrir un demana per viatges i adjuntar autorització signada. (Un per viatger).
- En cas d'inscripció a un congrés es pot realitzar un pagament avançat mitjançant transferència, aportant factura o factura proforma.
- Contactar amb les agències autoritzades (https://www.upc.edu/centralcompres/ca/viatges.-directrius-de-contractacio/agencies-de-viatges-upc) per sol·licitar les ofertes.
- Fer una previsió de despeses, desplaçaments, dietes, etc. per reservar disponible.
|
Viatges en grup
|
-
Ha d'haver-hi tantes liquidacions de viatges (LV) com viatgers i tantes factures de viatge com viatgers.
-
Cada viatger tindrà la seva LV amb la despesa d'inscripció, allotjament, trasllat, dinar, etc.
-
Amb els dinars, demanar un tiquet, que ha de ser original, per a cada comensal. En cas que no sigui possible el tiquet es dividirà en parts iguals entre els comensals.
-
Amb el taxi/cotxe compartit si n'hi ha, hi haurà un responsable què és qui pagarà i a qui s'abonarà després.
-
Amb allotjament compartit, es dividirà entre els viatgers, de manera que a cada LV hi consti la seva part, encara que ho pagui un sol viatger a qui se li abonarà després.
|
Gestor/a econòmic/a de la Unitat de Recursos i Serveis
|
- Realitzar la Reserva del crèdit, generant el document D, el número del qual s'enviarà per correu electrònic al viatger/a i a l'agència, permetent que es formalitzi la comanda definitiva del bitllet de locomoció i la resta de despeses sol·licitades i acceptant l'emissió de la futura factura electrònica.
|
Durant el viatge
Qui ho ha de fer:
| Què ha de fer: |
Actualitzat a juny 2023 |
Viatger/a
|
- Recollir els comprovants de totes les despeses generades no susceptibles de facturació electrònica (Imprescindible adjuntar també boarding pass, certificat assistència o agenda de viatge i justificants dels pagaments realitzats).
- Demanar sempre que sigui possible que el creditor facturi a nom de la Universitat. https://seuelectronica.upc.edu/ca/factura-electronicament-a-la-upc
|
Finalitzat el viatge
Qui ho ha de fer:
| Què ha de fer: |
Actualitzat a juny 2023 |
Viatger/a
|
- Introduir a l'aplicatiu de viatges totes les despeses generades.
- Descarregar el document "liquidació de viatge", signar-lo, fer-lo signar pel/la responsable del pressupost, adjuntar tota la documentació al demana i fer arribar els originals al gestor/a econòmica.
|
Gestor/a econòmic/a de la Unitat de Recursos i Serveis
|
- Revisar els documents de despesa i comptabilitzar-los.
- Fer el seguiment dels pagaments i les justificacions.
- Tancament del viatge.
|
Comparteix: